Intranets – was trennt die Spreu vom Weizen?
Veröffentlicht am Januar 28, 2009 by Stephan Schillerwein
Die 2008 bereits zum dritten Mal durchgeführte Studie „Global Intranet Trends“ von Jane McConnell (NetStrategy/JMC) kommt zu einer für jeden Intranet Verantwortlichen wichtigen Schlussfolgerung:
nur „way of working“ Intranets steigern die Mitarbeiter-Produktivität!
(als „Way of Working“ werden diejenigen Intranets bezeichnet, die bereits heute für den Grossteil der Mitarbeiter das wichtigste Arbeitsmittel darstellen).
Dies ist jedoch erst in 22% der 226 befragten Organisationen der Fall.
Ein entscheidender Unterschied zu Unternehmen, bei denen dieser Zustand erst in 1-2 bzw. 3-4 Jahren erreicht werden wird, ist der, dass die am weitest entwickelten Intranets den Bedürfnissen von „Knowledge Workers“ und Sachbearbeiter gleichermassen Rechnung tragen.
Eine zu starke Ausrichtung auf die „am nächsten liegende“ Zielgruppe wirkt sich also kontraproduktiv aus.
Was unterscheidet nun die Unternehmen, die dieses Ziel bereits erreicht haben, von denen, die frühestens in einigen Jahren so weit sein werden?
Der Report hat die folgenden Faktoren bzw. Unterschiede festgestellt:
- Es ist ein ausgewogeneres Verhältnis zwischen Top-Down-Informationsflüssen einerseits und Bottom-up und horizontalen Informationsflüssen andererseits, vorhanden
- Das Intranet ist sowohl das primäre Informationsmedium, als auch Instrument zur Produktivitätssteigerung und Collaboration (inkl. Social Media)
- Das Intranet ist die Eingangstür zu Geschäftsapplikationen und sonstigen Ressourcen
- Eine dokumentierte und freigegebene Intranet Strategie existiert, die alle relevanten Stakeholder berücksichtigt und die regelmässig überprüft wird
- Es sind etablierte (formelle) Standards und Guidelines vorhanden (und werden ausgeführt)
- Es wird Support und Ausbildung für Content-bezogene Rollen angeboten
- Der Austausch unter den Editoren wird gefördert
- Es gibt definierte „Content Ownership“ (mit fachlicher Verantwortung für Inhalte)
- Das Intranet ist an Unternehmensstrategie und Prozesse angelehnt
- Es gibt keine veralteten Informationen
- Es wird ein breites Spektrum an Informationen bereit gestellt
- Fokussierung auf Qualität und Relevanz des Contents
- Intranet-bezogene Aufgaben finden sich auch in den Job-Beschreibungen wieder
- Verwendung impliziter Personalisierung (Customisation)
- Search (und „Findbarkeit“ generell) wird ernst genommen und entsprechend behandelt (z.B. ausreichendes Staffing, Analyse der Search Logs, Usability Testing, Best Bets, …)
- Regelungen für Metadaten
- Aktuelle Mitarbeiterinformationen im „Telefonbuch“
- Fokussierung auf (eine) gemeinsame Sprache
- Einsatz von Audio- und Web-Conferencing
- Governance für Social Media (Codes of Conduct, Toolauswahl, …)
- Verwendung von “harten” und quantifizierten Messgrössen für die Beurteilung des Werts des Intranets
- Intranet-Zugriff ist auch ausserhalb des Arbeitsplatzes möglich
- Der Intranet Manager legt hohen Wert auf eigenes Wissen im Bereich Informationsarchitektur, „Business & Processes“ und User-Centered Design
(UCD) - Intranet Manager hat gute Skills in den Bereichen Kommunikation, Projektmanagement und „strategisches Denken“
- Intranet Manager fokussiert auf Veränderung und Beeinflussung der Organisation
Der vollständige Report enthält auf 128 Seiten viele weitere Einsichten aus der Praxis und ist direkt bei der Autorin erwerbbar: Global Intranet Trends for 2009 Report