Haben Sie sich an ihre Digital Workplace Roadmap gehalten?

Veröffentlicht am März 29, 2023 by Stephan Schillerwein

Wenn ich jemand aus der kleinen Intranet- und Dgital Workplace-Welt bei einem Wiedersehen nach dem Fortschritt ihres Digital Workplaces frage, höre ich häufig, dass man nicht annähernd so weit gekommen ist, wie einst geplant. Ich frage dann, ob man das gemacht hat, was in der Roadmap definiert wurde. Die Antwort auf diese Frage ist im Grunde leider immer dieselbe: „Nein, nicht wirklich…“. Aber noch interessanter ist der Blick, der meist damit einhergeht. Es ist ein „das kann unmöglich der Grund sein, warum wir unser Ziel nicht erreicht haben“-Blick.

Auch wenn das «Navi» die klassische Strassenkarte längst ersetzt hat, ist die Roadmap immer noch ein geeignetes Sinnbild für die Befähigung zum Erreichen eines Ziels, insbesondere eines weit entfernten Ziels mit unklarem Weg. Eine solche „Anfahrtsskizze“ wird auch ein für komplexes, längerfristiges Vorhaben wie ein Digital Workplace (DWP) oder eine Digital Experience Platform (DXP) benötigt.

Wozu dient eine Digital Workplace Roadmap?

Eine DWP-Roadmap kann sehr einfach gestaltet sein oder auch als komplexes Planungsinstrument verwendet werden. Unabhängig davon dient sie jedoch in der Regel vor allem den folgenden Zwecken:

1. Das grosse Digital Workplace Vorhaben in überschaubare Etappen aufteilen (man könnte auch sagen: in verdaubare Häppchen zurechtschneiden), um diese dann Schritt für Schritt ausgestalten und umsetzen zu können. Damit konkretisiert die Roadmap auch die Digital Workplace Strategie und macht diese greifbarer.
2. Herstellung von längerfristiger Planungssicherheit und Sicherstellung, dass man dann auch kontinuierlich am Ball bleiben kann (dazu gehört auch die regelmässige Überarbeitung und Aktualisierung der Roadmap selber, die in der hochdynamischen Digitalwelt natürlich nicht statisch sein kann).

Gerade der zweite Aspekt ist von grosser Wichtigkeit, da viele Intranet- und DWP-Entwicklungsprozesse aus Hoch- und Tiefphasen bestehen. Hochphasen sind meist dedizierte Projekte, in denen ein grosser Schritt nach vorne gemacht wird. Die Tiefphasen entsprechen den «normalen Betriebsphasen», wenn kaum Fortschritte gemacht werden (und die meist deutlich länger und prägender für den Gesamtfortschritt oder eben den Nichtfortschritt sind). Genau diese gilt es durch eine entsprechende Roadmap zu eliminieren (oder zumindest zu reduzieren), denn in einer DWP-Roadmap gibt es in der Regel nur Phasen, in denen relevante Weiterentwicklungen und Optimierungen stattfinden.

So kommt man zu einer Digital Workplace Roadmap

Die wesentlichen Schritte um eine Roadmap zu erstellen sind einfach und können mit etwas Erfahrung ohne besondere Schwierigkeiten durchgeführt werden.

Benötigte Grundlagen

Als Basis sollten Analyse-Ergebnisse und eine Digital Workplace Strategie vorliegen. Ist dies nicht vorhanden, sollte man sich auf jeden Fall eingehende Gedanken zur strategischen Ausrichtung machen, bevor man sich die Roadmap vornimmt. Das Ziel auf der Strassenkarte muss zumindest grob bekannt sein (es sei denn, es soll eine «Reise ins Ungewisse» werden…).

Priorisierung der Use Cases

Auf dieser Grundlage kann anschliessend die Auswahl der Use Cases erfolgen (diese sollten auf Basis guter Analyse-Resultate einfach zu identifizieren sein), die dann in einem Workshop priorisiert werden können. Die Priorisierung der Use Cases führe ich meistens mittels einer Bewertung der beiden Dimensionen «Nutzenpotential» («wieviel Nutzen bringt die Umsetzung des Use Cases für Mitarbeitende und Organisation») und «Voraussetzungen» («wie schwierig ist die Schaffung der Voraussetzungen für eine erfolgreiche Umsetzung des Use Cases») durch.

Es gibt jedoch viele andere Priorisierungsmethoden, wie bspw. die in folgendem Artikel der Nielsen Norman Group dargestellten Optionen: «5 Prioritization Methods in UX Roadmapping»

Das Ergebnis dieses Schritts könnte bspw. so aussehen (fiktives Beispiel):

Ausarbeitung der eigentlichen Roadmap

Anschliessend kann an die Ausarbeitung der eigentlichen Roadmap gegangen werden. Hier stehen zunächst die Auswahl der Darstellungsform und der inhaltlichen Ebenen der Roadmap an. Da der Kreativität bei der Darstellungsform letztlich keine Grenzen gesetzt sind, soll hier gleich auf die Inhaltsebenen der Roadmap eingegangen werden. Neben den üblichen Use Cases und Funktionalitäten kann eine Roadmap auch die Entwicklungsschritte auf weiteren Ebenen aufzeigen, wie vor allem den folgenden:

• Benötigte Systeme und Module (Technologie-Roadmap)
• Change & Adoption (was will man auf der Ebene der Veränderung und Nutzung erreichen)
• Sonstige Lösungsbestandteile (z.B. nicht-digitale Lösungen, wie neue Bürowelten)
• Organisation (z.B. Rollen, Governance, …)
• Ziele (welche Ziele aus der Strategie sollen bis wann in welchem Ausmass erreicht werden)

Welche Ebenen jeweils gewählt werden, hängt davon ab, was man mit der Roadmap konkret erreichen will und wo die Problemstellungen und Entwicklungsziele liegen. Wenn bspw. die organisatorische Ebene des Digital Workplaces ein grosses Problemfeld darstellt, weil vielleicht die Rollen nicht ausreichend etabliert sind und in der Praxis nicht gelebt werden, macht es Sinn, derartige Elemente in die Roadmap aufzunehmen.

Anschliessend kann der Zeithorizont für die Roadmap definiert werden und dieser dann in realistische Etappen unterteilt werden. Basierend auf der bereits vorgenommenen Priorisierung kann danach die konkrete Ausarbeitung der Inhalte im Detail erfolgen.

Das Ergebnis dieses Schritts könnte bspw. so aussehen (Ausschnitt aus einem fiktiven Beispiel):

Löst die Roadmap automatisch alle meine Digital Workplace Probleme?

Die Roadmap für einen Digital Workplace ist ein wichtiges Steuerungsinstrument, aber natürlich kein Zauberstab, durch den alle Planungen dann auch von alleine Realität werden. Oder, um zum Anfang dieses Posts zurückzukehren: die beste Strassenkarte nützt nichts, wenn man sie dann nicht dazu verwendet, um konsequent den besten Weg zum Ziel zu gehen.

Insofern liegt ein Teil des grossen Mehrwerts einer Roadmap darin, von Anfang an Transparenz über die geplante Reise schaffen zu können und dadurch die Wahrscheinlichkeit zu erhöhen, die für die Reise benötigten Mittel auch tatsächlich dauerhaft zur Verfügung gestellt zu bekommen. Und natürlich auch um die Motivation zum Erreichen eines unter Umständen noch weit entfernten Ziels längerfristig aufrecht erhalten zu können.

Die Roadmap ist somit Teil des Planungs- und Steuerungsinstrumentariums, das jede Managerin und jeder Manager eines Digital Workplaces kennen, für sich prüfen und beherrschen sollte.

Picture credits & rights:

• Header picture: „365-211“ by „Canned Muffins“ (CC BY 2.0), https://www.flickr.com/photos/cmuffins/5101164988/
• Charts: by Stephan Schillerwein (CC BY-NC-ND)